Memiliki peran sangat penting, procurement ibarat nadi di dalam suatu perusahaan. Karenanya bila anda baru saja memulai perusahaan atau tertarik belajar bisnis, salah satu yang perlu Anda kuasai adalah aktivitas procurement. Berikut ulasan lengkap mengenai apa itu procurement disertai prinsip, tata cara hingga tahapan-tahapannya.

Procurement

Procurement adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di mana kualitas, kuantitas, waktu dan harganya sesuai dengan aturan yang ada untuk tercapainya tujuan perusahaan (memperoleh laba atau keuntungan)

Tugas

Tugas bagian Procurement yaitu merancang dan mengelola hubungan yang tepat dengan penyuplai barang dan jasa (supplier), menentukan supplier yang memenuhi syarat (kompeten), menentukan dan mengimplementasikan teknologi pengadaan barang yang tepat, melaksanakan pemeliharaan data inventaris dan supplier, melaksanakan proses pembelian, serta melaksanakan evaluasi atas kinerja supplier.

Cara

Ada 4 cara yang digunakan dalam Procurement yaitu membuat sendiri, membeli, dan menyewa serta leasing.

Prinsip

Prinsip-prinsip Procurement yang berlaku secara internasional antara lain:

• Efisiensi

Dapat memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal untuk memperoleh barang dan jasa dengan kualitas, kuantitas, waktu dan harga yang tepat.

• Efektif

Barang dan jasa yang telah diperoleh secara efisien harus bernilai manfaat tinggi.

• Persaingan Sehat

Antar supplier wajib bersaing sesuai etika dan norma yang berlaku tanpa praktik Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN)  dalam proses Procurement.

• Terbuka

Membuka kesempatan yang sama kepada seluruh suplier yang kompeten untuk dapat mengikuti proses Procurement.

• Transparansi

Memberi informasi yang lengkap mulai dari aturan pelaksanaan sampai proses Procurement kepada supplier dan masyarakat umum.

• Tidak diskriminatif

Memberi perlakuan yang sama kepada setiap supplier yang ingin mengikuti proses Procurement.

• Akuntabilitas

Ada pertanggungjawaban pelaksana Procurement kepada seluruh pihak terkait serta masyarakat umum sesuai norma dan aturan hukum yang berlaku.

Siklus atau Tahapan

Langkah-langkah dalam siklus Procurement secara umum antara lain :

1. Analisa kebutuhan dengan pengumpulan informasi barang / jasa maupun supplier.
2. Menghubungi para supplier yang dinilai kompeten.
3. Mereview barang / jasa tiap supplier
4. Bernegosiasi tentang harga, ketersediaan stok dan jadwal pengiriman barang / jasa serta membuat kontrak.
5. Melakukan pemenuhan pemesanan seperti pengiriman dan pembayaran (bisa juga disertai pelatihan atau pemasangan barang).
6. Melakukan evaluasi  atas barang / jasa dan supplier serta pemeliharaan hubungan kerjasama dengan supplier.
7. Perpanjangan kontrak.

Seiring pesatnya perkembangan teknologi, telah dikembangkan e-Procurement sebagai solusi banyaknya kelemahan Procurement konvensional. Apa saja perbedaan antara Procurement dengan e-Procurement? dan seberapa besar manfaat e-Procurement dalam dunia usaha? Mari kita simak penjelasannya berikut ini.

E-Procurement

Procurement konvensional memiliki banyak kelemahan terkait sistemnya, terutama soal efisiensi dan kepraktisan. Akibatnya berdampak kepada optimasi proses Procurement yang dapat merugikan perusahaan jika tidak tertangani dengan baik.

Beberapa faktor kelemahan dalam sistem Procurement konvensional antara lain seperti :

• Sulitnya koordinasi para pekerja dalam menangani banyaknya berkas yang bertumpuk (misalnya dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman dsb).
• Sulit mengorganisir banyaknya supplier secara manual
• Data inventaris yang tidak akurat karena kesalahan karyawan (human error)
• Memerlukan persetujuan atau verifikasi dari banyak pihak terkait (misalnya klien, supplier, agen pengiriman dll)
• Membutuhkan waktu yang sangat panjang karena proses Procurement berbelit-belit.

Oleh karena hal-hal tersebut di atas, banyak pengusaha kini beralih menerapkan e-Procurement di dalam perusahaan atau bisnis yang mereka jalankan.

E-Procurement merupakan proses Procurement berbasis teknologi internet, dimana segala kegiatan Procurement terintegrasi dalam manajemen elektronik dalam hal ini software e-Procurement.

Ada 2 manfaat e-Procurement yaitu :

Efisien

Dengan e-Procurement proses Procurement menjadi lebih efisien karena tak lagi memakan biaya besar dan waktu yang lama. Segala laporan informasi mulai dari proses pembelian sampai pembayaran maupun fungsi back office Procurement telah terintegrasi dan mudah diakses.

Efektif

E-Procurement memudahkan kontrol atas pengelolaan data-data penting dan proses pengambilan keputusan, sehingga efektif mengoptimalkan koordinasi antar para pekerja serta para pihak terkait.

Beberapa tahapan proses Procurement yang terbantu dengan adanya e-Procurement antara lain seperti :

• Identifikasi kebutuhan (inventaris, apa saja yang harus dibeli, budgeting, dsb) menjadi lebih mudah karena integrasi sistem manajemen back office ada dalam satu database.
• Mempersingkat waktu verifikasi atau persetujuan karena tak perlu lagi menunggu tanda tangan pihak berwenang menggunakan dokumen kertas berlembar-lembar.
• Sistem pemesanan dan pembelian kini berubah otomatis.
• Dapat melakukan penelusuran (pelacakan pesanan) secara real time.
• Pembayaran terintegrasi sistem akuntansi sehingga mudah membuat invoice yang valid.
• Pembuatan laporan berdasarkan analisis data dalam sistem database lebih akurat dibandingkan pengecekan dokumen secara manual.

Tanpa proses berbelit-belit dan dipusingkan data dokumen berbasis kertas yang bertumpuk-tumpuk, e-Procurement dianggap sebagai sebuah inovasi yang sangat menguntungkan bagi para pengusaha karena proses Procurement berjalan jauh lebih efisien dan efektif sehingga membantu kinerja perusahaan serta membuka peluang bagi pengusaha untuk mengembangkan strategi bisnis baru. Potensi keuntungan usaha pun dapat naik secara signifikan.